Privacy Beleid

Inleiding

Bij 3D Consultancy B.V. is de bescherming van uw persoonlijke gegevens onze hoogste prioriteit. Wij begrijpen het belang van privacy en stellen daarom alles in het werk om uw gegevens met de grootste zorgvuldigheid te behandelen en te beveiligen. Onze benadering van gegevensverwerking weerspiegelt onze toewijding aan betrouwbaarheid en integriteit.

 Onze dienstverlening vereist het verzamelen en gebruiken van uw persoonsgegevens, maar wij doen dit met het grootste respect voor uw privacy. Bij elke stap zorgen we ervoor dat onze processen voldoen aan de meest actuele wet- en regelgeving, met name de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze strikte naleving garandeert dat uw gegevens niet alleen veilig zijn, maar ook dat ze alleen worden gebruikt op manieren die volledig transparant en rechtvaardig zijn.

Onze verantwoordelijkheid strekt zich uit tot het continu updaten van onze methoden en procedures om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang of misbruik. 3D Consultancy B.V. zet zich in voor een verantwoorde, ethische en respectvolle omgang met uw persoonlijke informatie, omdat wij geloven dat het vertrouwen van onze klanten de kern vormt van ons succes.

In deze privacyverklaring vindt u gedetailleerde informatie over hoe we uw gegevens verzamelen, gebruiken, beschermen en welke rechten u heeft met betrekking tot deze gegevens. Wij nodigen u uit om deze verklaring zorgvuldig door te lezen, zodat u volledig op de hoogte bent van onze praktijken en uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens.

Gegevensbehandeling: Bij 3D Consultancy B.V. nemen wij de verwerking van uw persoonsgegevens uiterst serieus. In deze sectie van onze privacyverklaring lichten wij toe hoe wij uw gegevens behandelen en voor welke doeleinden ze worden gebruikt. Wij begrijpen het belang van transparantie in onze dataverwerkingspraktijken en stellen u daarom in staat om weloverwogen beslissingen te nemen over het gebruik van uw gegevens. Deze richtlijnen zijn van toepassing op alle diensten die door 3D Consultancy B.V. worden aangeboden.

Over 3D Consultancy B.V: Als een toonaangevend administratiekantoor in Nederland, heeft 3D Consultancy B.V. sinds onze oprichting in 2020, zich ingezet voor het aanbieden van kwalitatieve en kosteneffectieve administratieve oplossingen. Onze focus ligt op het verstrekken van betrouwbare en efficiënte diensten die zijn afgestemd op de unieke behoeften van onze klanten.

Verwerking van Persoonsgegevens: De kern van onze dienstverlening omvat het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens. Deze gegevens zijn essentieel om onze diensten effectief en veilig aan u te kunnen leveren. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die naar u als individu te herleiden zijn, zowel direct als indirect. Wij verkrijgen deze gegevens van u wanneer u ze aan ons verstrekt en via uw interacties met onze diensten. Hieronder bieden wij een uitgebreid overzicht van de soorten persoonsgegevens die wij verwerken:

Identificatiegegevens: BSN of RSIN, KvK-nummer, geboortedatum, voornamen, achternaam

Contactinformatie: Adres, postcode, woonplaats, land, telefoonnummer, e-mailadres

Financiële details: Bankrekeningnummers, BTW-nummer

Demografische informatie: Geslacht, nationaliteit, geboorteplaats, burgerlijke staat

Digitale gegevens: Inloggegevens online omgeving BD, gebruikersnaam inlogportaal

Overige persoonlijke gegevens: Informatie over kinderen, websitegegevens

Deze gegevens stellen ons in staat om een breed scala aan administratieve diensten te leveren, variërend van boekhouding en belastingadvies tot klantenservice en ondersteuning. Uw persoonsgegevens worden gebruikt om uw ervaring met onze diensten te personaliseren en te verbeteren, om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, en om onze dienstverlening voortdurend te evalueren en te optimaliseren.

Wij verzekeren u dat de verwerking van uw gegevens gebeurt met de hoogste mate van zorgvuldigheid en beveiliging. Uw privacy is voor ons van het grootste belang, en wij zijn toegewijd aan het beschermen van uw persoonsgegevens tegen ongeautoriseerde toegang, wijziging of openbaarmaking.

Doel van Gegevensgebruik bij 3D Consultancy B.V.

Overzicht van Gegevensgebruik: Bij 3D Consultancy B.V. is het gebruik van uw persoonsgegevens cruciaal voor het leveren van onze administratieve diensten. Wij gebruiken deze gegevens met een specifiek doel, namelijk om onze overeenkomst met u efficiënt en effectief uit te voeren. Wanneer u klant wordt bij 3D Consultancy B.V., ontstaat er een contractuele relatie waarbij het verwerken van uw persoonsgegevens onmisbaar is om onze diensten aan u te kunnen aanbieden. Zonder deze gegevens zou het voor ons onmogelijk zijn om aan uw administratieve behoeften te voldoen. Daarnaast is de verwerking van bepaalde gegevens essentieel om te voldoen aan onze wettelijke en regelgevende verplichtingen.

Klant Worden bij 3D Consultancy B.V.

Aanvraagprocedure: Wanneer u zich aanmeldt als klant, verzamelen wij de gegevens die u op het aanvraagformulier invult. Deze informatie stelt ons in staat om uw aanvraag adequaat te verwerken en uw administratieve belangen te behartigen.

Identificatie en Compliance: Voor identificatiedoeleinden maken wij een kopie van uw legitimatiebewijs en een uittreksel van de Kamer van Koophandel. Dit proces is een wettelijke vereiste, vooral in het kader van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT). Naast deze verificatie, initiëren wij een grondig cliëntenonderzoek om onze dienstverlening verder af te stemmen op uw specifieke behoeften.

Ingesloten Inhoud: Onze website kan ingesloten inhoud bevatten, zoals video’s, afbeeldingen en berichten. Deze inhoud kan eveneens gebruikmaken van persoonsgegevens om  een interactieve en gebruikersgerichte ervaring te bieden. Wij waarborgen dat alle ingesloten inhoud op onze website voldoet aan onze privacy- en veiligheidsstandaarden.

Uitvoeren van Overeenkomst: Levering van Diensten: De kern van onze gegevensverwerking is gericht op het leveren van de afgesproken diensten. Dit omvat, maar is niet beperkt tot, boekhouding, belastingadvies, en administratieve ondersteuning.

Klantenservice en Communicatie: We gebruiken uw contactgegevens om met u te communiceren over uw account, onze diensten, en om eventuele vragen of problemen die u heeft, op te lossen.

Facturatie en Betalingsverwerking: Voor de facturatie van onze diensten is het verwerken van uw financiële gegevens essentieel. Dit stelt ons in staat om transacties nauwkeurig te beheren en te verwerken.

Naleving van Wettelijke Verplichtingen

Regelgevende Compliance: 3D Consultancy B.V. verwerkt bepaalde gegevens om te voldoen aan wettelijke vereisten, zoals belastingaangiften en compliance met financiële regelgeving.

Transparantie en Verantwoording: Wij houden gedetailleerde administratie bij van onze gegevensverwerking om transparantie en verantwoording tegenover regelgevende instanties te waarborgen.

Beheer van Klantrelaties: Bij 3D Consultancy B.V. is het effectief en efficiënt beheren van onze klantrelaties van cruciaal belang. Wij gebruiken uw gegevens om onze interacties met u te optimaliseren, wat essentieel is voor een naadloze ervaring. Dit omvat maar is niet beperkt tot:

Vraagbehandeling: Wij gebruiken uw informatie om snel en nauwkeurig op uw vragen en verzoeken te reageren.

Advisering: Uw gegevens stellen ons in staat om u gepersonaliseerd advies en begeleiding te bieden, afgestemd op uw unieke situatie.

Klachtafhandeling en Storingsopheffing: Bij eventuele problemen of storingen gebruiken we uw gegevens om snel en effectief oplossingen te bieden.

Facturatieproces

Factuurverwerking: Voor het versturen en verwerken van facturen is het noodzakelijk om te weten welke diensten u heeft afgenomen. Wij registreren uw abonnement en de gerelateerde diensten in ons CRM-systeem om accurate facturatie te garanderen.

Abonnementsbeheer: Dit stelt ons in staat om uw abonnementen te beheren, wijzigingen bij te houden en eventuele upgrades of aanpassingen efficiënt te verwerken.

Incassoprocedures

Betalingscontrole: Indien u kiest voor automatische incasso, verifiëren wij de geldigheid van de door u opgegeven betaalrekening. Dit proces omvat het verzoeken om een kopie van uw bankpas om de authenticiteit en juistheid van de rekening te bevestigen.

Incassobeheer: Bij niet-betaling van facturen na herhaalde herinneringen, kunnen wij uw gegevens overdragen aan een incassobureau. Dit bureau ontvangt van ons de benodigde gegevens om de vordering te incasseren, zoals uw naam, adres, en details van de verschuldigde betaling.

Delen van Informatie met Derden

Inschakelen van Specialisten: Als het nodig is om externe specialisten in te schakelen, zoals salarisverwerkers of fiscalisten, vragen wij altijd eerst om uw toestemming. We zorgen ervoor dat u volledig geïnformeerd bent over welke gegevens gedeeld worden en met wie.

Samenwerking met Overheidsinstanties en Softwareleveranciers: Wij delen uw gegevens met derden zoals de belastingdienst en softwareleveranciers, waarbij we verzekeren dat deze partijen voldoen aan AVG-normen.

Gerechtvaardigd Belang

Interne Analyses en Benchmarking: Naast de gegevens die nodig zijn voor onze contractuele verplichtingen, gebruiken we uw informatie voor interne analyses en benchmarking. Dit helpt ons om onze dienstverlening te evalueren, te verbeteren en om te bepalen of er behoefte is aan nieuwe of gewijzigde diensten.

Educatieve Doeleinden: Uw gegevens kunnen worden gebruikt voor het ontwikkelen van educatieve materialen en trainingen, met als doel het verbeteren van onze dienstverlening.

Communicatie met Klanten

Gebruik van Contactgegevens: Wij gebruiken uw contactgegevens, zoals e-mailadres, telefoonnummer en postadres, om met u te communiceren. Dit kan zijn voor updates, belangrijke mededelingen of marketingdoeleinden, altijd in overeenstemming met uw voorkeuren en onze privacybeleid.

Verkoop van Persoonsgegevens: Geen Verkoop aan Derden: Wij benadrukken dat wij uw persoonsgegevens niet verkopen aan derde partijen voor marketing- of verkoopactiviteiten. Uw privacy en de vertrouwelijkheid van uw gegevens staan bij ons voorop.

Toestemming

Verkrijgen van Toestemming: 3D Consultancy B.V. erkent het belang van uw keuze en controle over uw persoonsgegevens. Daarom vragen wij, waar nodig, om uw uitdrukkelijke toestemming voor het verwerken van bepaalde gevoelige of niet-essentiële persoonsgegevens. Deze toestemming is een teken van ons respect voor uw privacy en autonomie met betrekking tot uw eigen gegevens.

Intrekken van Toestemming: U heeft het recht om uw eerder gegeven toestemming op elk moment in te trekken. Dit kan eenvoudigweg door een e-mail te sturen naar info@3d-consultancy.nl met uw verzoek. Het intrekken van uw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die plaatsvond voordat u uw toestemming introk. Wij verwerken uw verzoek zo spoedig mogelijk en zullen stoppen met het gebruik van uw gegevens voor de doeleinden waarvoor u de toestemming heeft ingetrokken.

Wettelijke Verplichtingen en Overheidsbevelen: In bepaalde omstandigheden kan 3D Consultancy B.V. wettelijk verplicht zijn om persoonsgegevens te verstrekken aan overheidsinstanties. Dit gebeurt alleen in overeenstemming met de wettelijke voorschriften en na zorgvuldige evaluatie van het verzoek. De verantwoordelijkheid voor de verdere verwerking van deze gegevens valt dan onder de betreffende overheidsinstantie.

Informatieverstrekking en Verplichte Berichten: Wij kunnen ook wettelijk verplicht zijn om u te informeren over belangrijke veranderingen in onze diensten, zoals wijzigingen in onze algemene voorwaarden of privacybeleid. Deze mededelingen zijn essentieel om u op de hoogte te houden van uw rechten en onze diensten.

Bewaartermijnen van Persoonsgegevens

Tijdens Abonnementsperiode: Wij bewaren uw persoonsgegevens gedurende de looptijd van uw abonnement bij 3D Consultancy B.V.. De toegang tot en het gebruik van deze gegevens is strikt beperkt tot wat noodzakelijk is voor specifieke doeleinden, zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Na Beëindiging van de Abonnementsperiode: Na afloop van de dienstverlening of wanneer er geen geldige reden meer is om uw gegevens te bewaren, zullen wij uw persoonsgegevens veilig en definitief uit onze systemen verwijderen. Dit is in lijn met onze toewijding aan gegevensminimalisatie en privacybescherming.

Wettelijk Verplichte Opslag: In gevallen waar wettelijke verplichtingen bestaan voor de opslag van bepaalde gegevens, zoals voor boekhoudkundige doeleinden, zullen wij uw gegevens bewaren voor de wettelijk vereiste periode. Na het verstrijken van deze periode zullen wij de gegevens veilig verwijderen.

Beveiliging van uw Gegevens

Beveiligingsmaatregelen: Bij 3D Consultancy B.V. nemen we de beveiliging van uw persoonsgegevens uiterst serieus. We implementeren en onderhouden strenge fysieke, elektronische en procedurele beveiligingsmaatregelen om uw gegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies, misbruik, openbaarmaking of wijziging.

Uw Rol in Beveiliging: U speelt een belangrijke rol in de bescherming van uw gegevens. Wij adviseren u om waakzaam te blijven en ongebruikelijke activiteiten of vermoedens van misbruik onmiddellijk aan ons te melden. U kunt contact opnemen met onze klantenservice of een bericht sturen naar info@3d-consultancy.nl.

In Geval van Datalekken: In het onwaarschijnlijke geval van een datalek zullen wij onmiddellijk actie ondernemen om het lek te dichten en de mogelijke impact te minimaliseren. Als er een risico bestaat dat het lek nadelige gevolgen heeft voor u, zullen wij u hiervan op de hoogte brengen en een melding doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, conform de AVG-vereisten.

Overzicht van Uw Rechten: Als klant van 3D Consultancy B.V. heeft u specifieke rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die wij van u verwerken. Deze rechten zijn ontworpen om u controle te geven over uw informatie. Wij zetten ons in om binnen vier weken na uw verzoek hieraan te voldoen, conform de AVG-richtlijnen. Dergelijke verzoeken zijn in de regel kosteloos, tenzij ze ongegrond of buitensporig zijn. Voor de verwerking van uw verzoek kunnen wij om aanvullende identificatie vragen om uw identiteit te verifiëren.

Recht op Inzage: Inzage in Persoonsgegevens: U heeft het recht om de persoonsgegevens die wij over u hebben verzameld in te zien. Dit kan via uw digitale account bij 3D Consultancy B.V.s. Wij zorgen ervoor dat u toegang heeft tot een duidelijk overzicht van de gegevens die wij verwerken en de doeleinden waarvoor ze worden gebruikt.

Recht op Correctie en Verwijdering: Correctie van Onjuistheden: Indien u vaststelt dat de door ons verzamelde persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, heeft u het recht om een correctie of aanvulling te verzoeken. Dit kunt u doen door contact op te nemen met onze klantenservice.

Verwijdering van Gegevens: U kunt een verzoek indienen om uw persoonsgegevens te laten verwijderen. Dit verzoek kunt u indienen via info@3d-consultancy.nl. Gelieve in uw verzoek te specificeren welke gegevens u verwijderd wilt hebben. Wij zullen voldoen aan uw verzoek, tenzij we wettelijk verplicht zijn de gegevens te bewaren of ze nodig hebben voor de uitvoering van onze overeenkomst met u.

Recht van Bezwaar en Beperking

Bezwaar tegen Verwerking: U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens voor doeleinden die niet noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of die niet voldoen aan een wettelijke verplichting. Bezwaren kunt u indienen via info@3d-consultancy.nl.

Beperking van Gegevensverwerking: In bepaalde omstandigheden heeft u het recht om de verwerking van uw gegevens te beperken. Dit recht kan worden uitgeoefend als u van mening bent dat de verwerking onrechtmatig is of als u bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking en wacht op een reactie van onze kant.

Recht op Data Portabiliteit: Overdracht van Gegevens: U heeft het recht om een kopie te ontvangen van de persoonsgegevens die wij verwerken in het kader van onze overeenkomst met u, of die wij met uw toestemming verwerken. Dit verzoek kunt u richten aan info@3d-consultancy.nl. Wij zullen u een digitaal, machineleesbaar afschrift van uw gegevens verstrekken.

Contact en Klantenservice

Vragen en Opmerkingen: Heeft u vragen of opmerkingen naar aanleiding van onze privacyverklaring, of wenst u uw rechten uit te oefenen, neem dan gerust contact met ons op. Dit kan via info@3d-consultancy.nl of per post naar 3D Consultancy B.V., onder vermelding van ‘Privacy’, op het adres: 3D Consultancy B.V. Randweg-west 23, 2662 ER te Bergschenhoek.

Privacyverklaring Updates: Deze privacyverklaring is geldig vanaf 1 januari 2023. Wij zullen deze verklaring regelmatig herzien en bijwerken om te zorgen dat deze actueel blijft. Wij raden u aan om deze verklaring periodiek door te nemen om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen.